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知识管理解决方案

知识管理作为一个新兴的管理概念,已经被学术界所接受,但尚未形成一个人们普遍认可的定义。目前,国内对知识管理有两种不同的看法。一是认为知识管理是一种硬性化的管理,注重的是信息管理系统、人工智能、商业职能和员工、供应商的门户(ERP)等;另一些人则认为,知识管理是一种人性化的管理,提倡以人为主导通过人本管理来实现组织知识的创新管理。其实,这两种观点都有可取之处。

首先,我们要明确知识管理与技术是不等同的,但必须借助信息技术才能实施。而知识的主体是人,大量的隐性知识存在于人们的头脑中没有被挖掘,这对企业来说是很大的损失。企业如何开发这种潜在的知识就成了知识管理的一项重要的任务。

我们可以说知识管理是协助企业组织和个人,围绕各种来源的知识内容,利用信息技术,实现知识的生产、分享、应用以及创新,并在企业个人、组织运营、客户价值以及经济绩效等诸方面形成知识优势和产生价值的过程。知识管理已经成为指导企业管理的核心。

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知识管理方案概述

  • 现状分析

    创造知识难:知识创造的动力或能力不足,具体表现在大部分员工“只愿乘凉,不愿植树”,缺乏创造新知识的动力,或者创造新知识的能力不足;

    管理知识难:知识分布在不同的头脑中、不同的个人电脑或者IT系统中,知识量越来越大,造成知识管理的集中化、显性化、结构化难;

    使用知识难:知识散落在各种,不知道到哪找知识、不知道如何找知识,缺乏对知识的识别能力,使得以有知识难以有效复用;

    分享知识难:分享的意愿与技术手段缺乏,造成人和人之间知识共享困难、多个系统之间知识共享困难、人和系统之间知识共享困难;

    知识管理持续难:缺乏组织、激励的长效机制,存量知识初始化工作量大,增量知识没有制度保证其可持续等。

  • 需求分析

    企业对于管理有不同的视角、到底企业可以从知识管理中获得收益?我们需要从企业战略、企业业务、人力资源、IT和文化五个视角帮助企业高层、业务部门、人力资源部门、IT部门和文化建设部门分析知识管理应该如知识管理对于企业的战略目标,可以归纳为“可积累、可复制、可管控、可持续”。

    企业业务视角看,知识管理如何帮助业务提升?通过知识管理使每个部门/岗位的员工都能像有经验的员工一样工作,提升每个岗位的专业化能力。

    知识管理和人力资源工作紧密结合,知识管理的重点也应逐步从传统的以“知识”为中心转到以“人”为中心。

    从IT视角分析,CIO们需要综合考虑企业不同的业务特性和知识特性,以及企业的信息化水平,来进行知识管理系统的整体规划。

    从文化视角分析,知识管理要保持持久的生命力,最终必须要落实到企业的文化上;而一个以共享、持续学习为基础的开放,创新的企业文化才能保证企业不断发展,在激烈的市场竞争中获得领先地位。

  • 应用价值

    知识管理帮助企业“可积累”,打造有记性的企业?!耙允肺?,可以知兴替”,组织变得有记忆力,不是记在员工脑中,而是记在公司的IT系统中,企业的知识资产也能得以持续积累,从而使企业具有庞大的能量和吸引力。

    知识管理帮助企业“可复制”,实现高速稳健的扩张。企业要实现快速发展和规模扩张,如从区域性到全国性的发展,从十几家门店到成百上千家门店的扩张,以及同行业的并购整合等,合理完善的知识管理可以协助企业实现“成功模式的快速复制”,同时,对于知识密集型的企业,项目经验的复制和人才培养也是知识复用效果的最佳受益者。

    知识管理帮助企业“可管控”,实现战略一体化管理。对于处在快速发展或者战略转型期的企业,如何保证企业发展稳健、高效可控,需要企业具备一体化管控能力,包括从企业内部统一沟通语言、建立一体化共享服务平台,到战略变革推动的整个过程,知识管理都可以在其中发挥积极作用。

    知识管理帮助企业“可持续”,形成企业核心竞争力。在大数据时代,企业可通过知识管理平台,实现各类结构化与非结构化数据的集成,并从中提取最佳商业智能,最终衍生形成组织智慧和企业的核心竞争力(投资和决策能力、客户和市场能力、管理和运作能力、学习与创新能力)。

知识管理方案功能

  • 知识门户
  • 知识库
  • 知识激励
  • 知识共享、互动
  • 知识检索
  • 知识管理文化转变

知识门户是展现知识信息的第一窗口,是企业文化、制度、信息发布的有效渠道,是企业统一战略思想的平台。


致远提供知识广场作为知识员工交流互动的公共场所,鼓励知识分享,扩大知识传播和利用。激励员工贡献个人知识,防止组织知识流失,让有价值的知识获得更大范围更快速的传播。


知识广场提供学习区、广场热点、知识贡献排行榜等多项应用,让知识更直接分享,知识互动效果更好,同时也可以实现员工之间的知识竞赛,提高知识传播的积极性。


企业需要构建一个核心知识库,积累知识资产,来支撑业务工作的开展、业务能力的提升。致远知识管理平台中的文档中心是进行各种知识沉淀过程,具体指对现有的文档知识进行收集、整理、分类和管理的过程。它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化,并通过借阅,发送,订阅等方式进行知识的利用。


文档中心的分类亦是知识分类体系的设计,方法可通常分为以下9种,具体分类中可以综合应用:按组织结构设计、按专业职能/专业分工、按业务过程、按业务逻辑、按产品专业领域、按使用范围、按文档来源、按文档性质、按文档状态等。


在进行知识文档体系设计时,可能会同时运用到以上一种或多种方式,具体需根据企业的战略目标和运营重点作为主要参考,同时需考虑到文档的权限分配等。


知识管理激励的目的是推动知识积累、知识分享和知识应用,在具体设计中需要遵循以下三项原则:


激励对象:对在知识管理工作中作出较大贡献的团队及个人进行激励,激发员工进行知识积累与分享。


部门与员工激励的方向一致:员工个人获得的激励几分可汇总作为评估部门知识管理工作表现的主要量化指标,保持部门与员工方向一致。


知识积分规则的动态调整:系统使用初期,文档阅读也可以计入积分,因为该阶段重点鼓励隐性知识的积累和应用,则隐性知识分享活动及相应文档设置较高的单项积分。


致远的个人知识中心是将通过文档发布到知识中心的信息进行全面展示,包括知识学习区、常用文档的查看,阅读信息、动态、评论的展示,知识中心是个人知识信息的集中展示。


内容包括个体创建的文档、收藏他人的文档,以及他人、组织推送的内容,评论文档内容。帮助完成良好的个人知识社区。主要内容:【个人知识状态】、文档显示区和知识栏目,文档显示区又分为:【我读】(最近阅读+最近收藏)、【动态】(我的订阅或组织推送信息、他人推荐文档)、【评论】(我的评论 记录和他人评论记录)、【我的知识库】(个人创建+收藏他人)。


致远的知识支持多种检索条件和关键字全文检索策略。全文检索基于高性能和安全的搜索技术和中文自然语言处理技术开发,在协同管理系统权限读取控制范围内,对各类文档诸如协同、表单、红白头文件和资料等信息进行全文检索,检索的内容包括标题、正文、附件、时间和处理意见等。


应用特征:


信息检索在协同办公平台的权限控制范围内;


无需部署安装;


支持对权限读取范围内的表单、公文进行入库检索。其中:表单隐藏字段不支持检索;公文根据密级进行索引,默认情况下为普通密级公文进行检索,用户可根据需要(安全、保密)按照密级设置可以索引的公文;


支持全文检索与即时查询相结合,为用户提供更准确定位,使得用户快速获取所需信息;


检索结果提供按时间排序方式。


全文检索支持多种数据格式,包括Word、Excel、PPT、HTML,全文检索可以全面实现支持协同、调查、知识管理、新闻、讨论、会议、公告等全面检索。


知识管理文化推行需要经过内化于心、固化于制、外化于形、实化于行四种境界,进而完成从意识——行为——习惯的逐步转变。


内化于心:通过知识共享文化的宣导和知识管理培训等工作将知识共享文化的理念内化为员工的信念;


固化于制:通过制定管理制度、设计管理流程、进行知识管理评估等措施规范和固化知识管理模式;


外化于形:建设知识共享平台,促进知识的持续积累和应用,实现知识价值最大化;


实化于行:使践行知识共享成为员工的自觉行为,并最终成为行为习惯。


因此,知识文化可从两个方面去建设:一方面是各类知识管理具体工作的推动,如知识体系设计、组织/制度建设、重点技术知识整理、平台建设,另一方面是共享文化的宣导,从行动和理念两方面逐步促进员工行为转变,实现共享自觉化。


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